१.१.३ कार्यालय स्रोत साधन (Office Resources) परिचय र प्रकार (“खरिदार विशेष”)
“कार्यालय स्रोत भनेको संगठनात्मक उद्देश्य प्राप्तिका लागि सबै गतिविधिहरू गर्न प्रयोग गरिने मानवीय, भौतिक र आर्थिक स्रोत हो।”
निश्चित उद्देश्य प्राप्तिका लागि कार्यालयको स्थापना हुन्छ । यस्तो उद्देश्य हासिल गर्न, यसले धेरै प्रकार्यहरू गर्नुपर्दछ। यी कार्यहरू सजिलै र कुशलतापूर्वक गर्न, संगठनलाई पर्याप्त कार्यालय स्रोतहरू चाहिन्छ। कार्यालयलाई आवश्यक पर्ने कार्यालय स्रोतहरूको मात्रा र गुणस्तर यसको प्रकृति, आकार र लेनदेनको मात्रामा निर्भर गर्दछ। कार्यालय स्रोतहरूले कार्यालयको प्रतिस्पर्धी स्थिति र समग्र सफलतालाई निर्धारण गर्दछ। वास्तवमा, आधुनिक कार्यालय स्रोतहरूले ग्राहकहरूलाई सन्तुष्ट पार्न र संगठनको सद्भाव बढाउन मद्दत गर्दछ।
अर्थ र परिभाषा:
कार्यालय स्रोतहरू “आगत (Input)” हुन् जुन “उतपादन (Output)” प्राप्त गर्ने माध्यम हुन्। कार्यालयका स्रोतहरू जनशक्ति, सामग्री र आम्दानीका स्रोत, यातायातका साधन र सञ्चारका साधन हुन्। कार्यालय स्रोत भनेको संगठनको लक्ष्य प्राप्तिका लागि सबै गतिविधिहरू प्रदर्शन गर्न सहयोग गर्ने उपकरण हो।
- Merriam-Webster: Office resources are the materials and facilities used in the conduct of regular business or official duties within an office setting.
- Oxford English Dictionary (OED): Office resources encompass the physical, technological, and human assets employed in an office to carry out administrative and professional tasks.
- Cambridge Dictionary: Office resources are the tools, equipment, and supplies used in an office to enable the smooth functioning of daily operations and tasks.
कार्यालय स्रोतहरूको मुख्य भागहरू निम्न उल्लेखित छन्:
भौतिक स्रोत (Physical Infrastructure)
| Category | Description |
| कार्यालय स्थान | कर्मचारीहरूले काम गर्ने भौतिक क्षेत्र। यसमा व्यक्तिगत कार्यस्थानहरू, बैठक कोठाहरू, साझा क्षेत्रहरू, र अन्य सुविधाहरू समावेश छन्। |
| फर्नीचर | डेस्क, कुर्सी, क्याबिनेट, र कर्मचारीहरु लाई आराम संग आफ्नो कार्यहरु गर्न को लागी आवश्यक अन्य फर्नीचर वस्तुहरु। |
| उपयोगिता सादन | आधारभूत सुविधाहरू जस्तै बिजुली, पानी, हिटर, र वातानुकूलित जसले अनुकूल कार्य वातावरणमा योगदान गर्दछ। |
प्राविधिक संसाधन (Technological Resources)
| Category | Description |
| कम्प्युटर र ल्यापटप | धेरैजसो कार्यालय कार्यहरूका लागि आवश्यक, विभिन्न अनुप्रयोगहरू, डेटा प्रशोधन, र सञ्चारका लागि प्रयोग गरिन्छ। |
| सर्भर र नेटवर्किङ उपकरण | कार्यालयको जडान र डाटा भण्डारण आवश्यकताहरूलाई समर्थन गर्दछ, सञ्चार र सहयोगको सुविधा। |
| प्रिन्टर र स्क्यानर | कागजातहरूको प्रतिलिपिहरू उत्पादन गर्न र भौतिक कागजातहरूलाई डिजिटल ढाँचाहरूमा रूपान्तरण गर्नका लागि उपकरणहरू। |
Office Supplies
| Category | Description |
| Stationery | Pens, pencils, notepads, paper, envelopes, and other writing and organizational materials. |
| Printer Ink and Toner | Consumables required for printing documents. |
| Staplers, Paper Clips, and Binders | Tools for organizing and securing documents. |
Communication Tools
| Category | Description |
| Phones | Both landline and mobile phones are vital for communication within and outside the office. |
| Email Systems | Electronic communication is facilitated through email platforms. |
| Video Conferencing Tools | Essential for remote meetings and collaborations, especially in a globalized work environment. |
Software Applications
| Category | Description |
| Office Productivity Software | Suites like Microsoft Office or Google Workspace that include word processing, spreadsheet, and presentation applications. |
| Project Management Tools | Software for planning, organizing, and tracking projects. |
| Customer Relationship Management (CRM) Software | Used to manage interactions with customers and clients. |
Human Resources
| Category | Description |
| Employees | The most valuable resource in any office, responsible for executing tasks and contributing to the overall success of the organization. |
| Training and Development Programs | Resources allocated to enhancing the skills and knowledge of employees. |
Financial Resources
| Category | Description |
| Budgets | Allocated funds for different departments and projects. |
| Financial Software | Tools for accounting, budgeting, and financial analysis. |
Security Measures
| Category | Description |
| भौतिक सुरक्षा | पहुँच नियन्त्रण प्रणालीहरू, निगरानी क्यामेराहरू, र सम्पत्तिहरूको सुरक्षा सुनिश्चित गर्न सुरक्षा कर्मचारीहरू। |
| साइबर सुरक्षा | Firewalls, antivirus software, and protocols जस्ता डिजिटल सुरक्षा तत्वहरु जसले साइबर खतराहरूबाट डिजिटल सम्पत्तिहरू जोगाउछ। |
आवश्यकता र महत्व:
- यसले आधिकारिक गतिविधिहरू गर्न मद्दत गर्दछ: कार्यालयका सबै प्रकारका निर्माण, प्रशासनिक, बिक्री र वितरण गतिविधिहरू गर्न कार्यालय स्रोतहरू आवश्यक हुन्छन्। कार्यालयको प्रक्रियालाई सहज र प्रभावकारी रूपमा सञ्चालन गर्न आवश्यक परिमाणसहितको गुणात्मक कार्यालय स्रोतहरूले मद्दत गर्छ।
- यसले राम्रो उत्पादन र सेवाहरू प्रदान गर्न मद्दत गर्दछ: गुणात्मक उत्पादन र सेवाहरू उत्पादन गर्न कार्यालयका स्रोतहरू आधारभूत हुन्छन्। उत्पादन र सेवाहरूको गुणस्तर पेश गरिएको स्रोतहरूको गुणस्तरमा निर्भर गर्दछ। राम्रो स्रोतहरूले राम्रो परिणाम वा आउटपुट प्रदान गर्दछ।
- यसले नाफा बढाउन मद्दत गर्छ: कुशल मानव भौतिक स्रोतहरूले कम से कम लागतमा गुणात्मक उत्पादनहरू उत्पादन गर्न मद्दत गर्दछ। मानक उत्पादन र सेवाहरूले ग्राहकहरूको आवश्यकता र चाहनाहरू पूरा गर्दछ जसले बिक्री बढाउन मद्दत गर्दछ कर्मचारीहरूको दक्षता बढाउँछ।
- यसले समय बचत गर्न मद्दत गर्दछ: प्रत्येक संस्थाले निर्दिष्ट समय अवधि भित्र आफ्नो गतिविधिहरू पूरा गर्नुपर्छ। गरेको कामको लागत यसमा खर्च गरिएको समयमा निर्भर गर्दछ। कम्प्युटर, क्याल्कुलेटर र फोटोकपी मेसिन जस्ता आधुनिक कार्यालयका स्रोतहरूले कार्यालयको कामलाई तीव्र गतिमा गर्न मद्दत गर्दछ जसले कर्मचारीको बहुमूल्य समय बचत गर्दछ।
- यसले सद्भाव बढाउन मद्दत गर्दछ: कार्यालयको दृष्टिकोणलाई आकर्षक बनाउन आधुनिक कार्यालय स्रोतहरूले महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छन् जसले कर्मचारीहरू र अन्य सम्बन्धित पक्षहरूलाई सन्तुष्ट पार्न मद्दत गर्दछ जसले समाजमा सकारात्मक प्रभाव सिर्जना गर्दछ जसले संगठनको सद्भाव बढाउन मद्दत गर्दछ।
- यसले सद्भाव बढाउन मद्दत गर्दछ: कार्यालयको दृष्टिकोणलाई आकर्षक बनाउन आधुनिक कार्यालय स्रोतहरूले महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छन् जसले कर्मचारीहरू र अन्य सम्बन्धित पक्षहरूलाई सन्तुष्ट पार्न मद्दत गर्दछ जसले समाजमा सकारात्मक प्रभाव सिर्जना गर्दछ जसले संगठनको सद्भाव बढाउन मद्दत गर्दछ।
- यसले लागत कम गर्न मद्दत गर्दछ: कार्यालय स्रोतहरूको उचित व्यवस्थापन र उपयोगले उत्पादन र सेवाहरूको लागत कम गर्न मद्दत गर्दछ। आधुनिक कार्यालय स्रोतहरूले ठूलो मात्रामा गुणस्तरीय उत्पादन उत्पादन गर्न मद्दत गर्दछ जसको परिणाम उत्पादन लागत कम हुन्छ।
- यसले दक्षता बढाउन मद्दत गर्छ: आधुनिक कार्यालयका मेसिनरी र उपकरणहरूले तोकिएको कामलाई बढी शुद्धता र विश्वसनीयताका साथ गर्न मद्दत गर्दछ। कम्प्युटर, क्याल्कुलेटर र फोटोकपी मेसिन जस्ता आधुनिक कार्यालयका उपकरणहरू प्रयोग गरेर त्रुटिहरूको सम्भावना लगभग समाप्त हुन्छ। वास्तवमा, शुद्धताले आधिकारिक कार्यहरूमा विश्वसनीयता बढाउन मद्दत गर्दछ।
- यसले अधिक उत्पादन प्राप्त गर्न मद्दत गर्दछ: प्रत्येक संस्थाले कम से कम स्रोतहरूको साथ ठूलो मात्रामा उत्पादन प्राप्त गर्न प्रयास गर्दछ। त्यस्ता प्रयासहरूलाई कार्यालय स्रोतहरूको सही प्रकार र मात्राको व्यवस्थापन र प्रयोग गरेर साकार पार्न सकिन्छ। वास्तवमा, सही प्रकारको कार्यालय स्रोतहरूले ठूलो मात्रामा आउटपुटहरू प्राप्त गर्न मद्दत गर्दछ।
