१.१.४ कार्यालयमा संचारको महत्व, प्रकार र माध्यम (“खरिदार विशेष”)
दुई वा दुई भन्दा बढी व्यक्ति वा समूह वा निकाय बिच सूचना वा जानकारी आदान प्रदान गर्ने कार्यलाई सञ्चार भनिन्छ । यो एक व्यक्तिले अर्को व्यक्तिलाई बुझ्ने वा अर्को पक्षको विचार धारणा मूल्य मान्यता थाहा पाउने प्रक्रिया हो ।
एउटा व्यक्तिले अर्को व्यक्तिलाई निश्चित सन्देश प्रवाह गर्ने क्रममा प्रयोग गर्ने प्रक्रिया माध्यम सङ्केत र बुझाइको संयुक्त रूप नै सञ्चार हो । सूचना, विचार, अवधारणा, अभिमत, राय, खबर तथा भावना जस्ता सूचनामूलक कुरा पारस्परिक समझदारीको प्रयोजनका लागि प्रसारित गर्ने प्रक्रिया नै सञ्चार हो । प्रशासनमा सञ्चार भन्नाले प्रशासनिक सङ्गठनहरूका विभिन्न निर्णय, कार्यप्रक्रिया, कार्यविधि, कार्यहरू तथा अन्य सङ्गठनका सूचनाहरू प्रसारित गर्ने प्रक्रिया हो । सञ्चार एउटा साधन हो ,जसले प्रशासनिक प्रक्रियालाई सहज बनाउँछ र कार्यान्वयन पक्षलाई सुदृढ गर्दछ ।
सञ्चारका तत्त्वहरू:
- सूचना प्रवाह (Sender)
- सूचना (Message)
- प्रसार हुने प्रक्रिया (Channel)
- सूचना प्रापक (Recipient)
- सूचना प्राप्ति, स्वीकार र बुझाइ ।
सञ्चारको प्रकार/माध्यम:
- लिखित सञ्चार/माध्यम
- मौखिक सञ्चार/माध्यम
- विद्युतीय सञ्चार/माध्यम
- सामाजिक सञ्जाल सञ्चार/माध्यम ।
असल सञ्चारका गुणहरू:
- स्पष्टता
- पर्याप्तता
- वास्तविकता
- विश्वसनीयता
- उद्देश्यमूलक
- समसामयिक
- स्वीकार्यता ।
सञ्चारका उद्देश्य:
- लक्ष्य प्राप्तिमा सहजता
- कार्यसम्पादनमा समन्वय
- सहभागिता बढाउनु
- दुई पक्षबीचको सम्बन्ध सुधार गर्ने
- अन्तरकार्यालय तथा बाह्य वातावरणसँग सहकार्य गर्ने
- सूचना जानकारीमा पहुँच वृद्धि गर्ने ।
कार्यालयमा सञ्चारको महत्त्व:
सुगठनको लागि आधारभूत स्रोतहरू Man, Money, Material, Machine and Information मध्ये Information को महत्त्व निर्णायक हुन्छ । प्रभावकारी र व्यवस्थित सञ्चार प्रणालीको माध्यमबाट मात्रै सूचनाको प्रभावकारिता अभिवृद्धी भई सङ्गठनले लक्ष्य प्राप्त गर्न सक्छ । यसको महत्त्वलाई निम्न चित्रबाट पनि देखाउन सकिन्छ ।
सञ्चारको महत्त्वलाई वुदागत रूपमा निम्न अनुसार पनि उल्लेख गर्न सकिन्छ:
- प्रभावकारी योजना, समन्वय, नियन्त्रण, अनुगमन मूल्याङ्कन र साङ्गठनिक कार्यवातावरण मार्फत सङ्गठनको सुधार गर्न
- कर्मचारीको कार्यसम्पादन मूल्याङ्कन वस्तुगत बनाउन
- अन्तर निकाय समन्वय कायम गर्न
- सङ्गठनका क्रियाकलापहरूको प्रचार प्रसार गर्न
- सेवा प्रवाहमा सहजिकरण ल्याउन
- पारदर्शिता प्रवर्द्धन गर्न
- प्रभावकारी निर्णय गर्न
- सेवा प्रवाहमा नागरिक सहभागिता अभिवृद्धि गर्न
- जनताको जनविश्वास कायम राख्न
- सङ्गठनमा कार्यरत कर्मचारीलाई सङ्गठन प्रति उत्प्रेरित गराउन
- वातावरणीय अनुकूलता कायम गर्न ।
